Archibald, une solution de comptabilité analytique innovante

Archibald est une solution inédite et sur-mesure, pour les ASBL et les écoles, qui intègre un outil de gestion et d’analyse de leurs projets et de leurs subventions ainsi qu’un système innovant pour la création automatique des déclarations de créance.

Archibald : sa création et son équipe

C’est en 2020 que germe l’idée de créer un outil qui permettra aux ASBL de mieux gérer leurs subsides et aux comptables de vérifier la réalité et l’exhaustivité des dépenses mentionnées dans les déclarations de créance.

Pour concrétiser cette idée, Patrick Fouarge, qui a exercé le métier de Comptable puis d’Expert-Comptable pendant plus de 20 ans, et son fils Cédric Fouarge, architecte logiciel, décident de rencontrer quelques gestionnaires d’ASBL afin d’analyser les besoins de leur association.

Fin 2021, un premier jet est soumis aux associations participantes et des ajustements sont apportés. Quelques mois plus tard naît la version 1.0 qui est baptisée Archibald et la SRL Archibald Analytics est constituée. Suite aux demandes et recommandations des utilisateurs test, Archibald poursuit son évolution et propose d’ores et déjà un bon nombre de nouvelles fonctionnalités complémentaires dans sa version 2.2 actuelle.

Enfin, l’équipe s’agrandit en 2022 avec l’arrivée de Maxime Mohring, le gendre de Patrick, qui apporte ses connaissances commerciales et managériales à la start-up afin de faciliter la commercialisation du programme.

Le défi

Trop souvent, les ASBL font face à des problèmes de trésorerie. Or les revenus des ASBL dépendent en grande partie d’une gestion correcte des subventions accordées par leurs organismes subsidiants. Leur santé financière repose donc sur un suivi clair de leurs dépenses et une gestion efficace de leurs déclarations de créance.

Patrick Fouarge nous explique que “…le problème réside dans le fait que l’information comptable n’est pas centralisée et qu’elle n’est pas accessible en tout temps par tous les intervenants. Prenons le cas des asbl qui font appel aux services d’une fiduciaire. Elles sont obligées de se séparer des documents justificatifs tous les mois. Or, ces pièces sont indispensables pour l’élaboration des déclarations de créance. En effet, les factures doivent être annotées par les gestionnaires de projet qui doivent y mentionner des informations indispensables pour qu’elles puissent être acceptées par l’organisme subsidiant. Et le gestionnaire n’a pas toujours l’occasion de le faire avant que la facture ne quitte le siège de l’asbl, soit par manque de temps, soit parce que l’information n’est pas connue ou définitive. Je pense entre autres aux factures qui concernent plusieurs projets et qui doivent être ventilées sur base d’informations extracomptables.

La mise en place d’une comptabilité analytique est souvent proposée par le comptable mais elle n’apporte une réponse adéquate que si elle est complète, documentée, correcte et exhaustive.

Toutes les méthodes que j’ai vues et qui visaient à régler ce problème présentaient des risques d’erreur importants et des pertes de temps considérables. J’ai aussi rencontré beaucoup de situations dans lesquelles des factures éligibles avaient été omises purement et simplement.

Bien sûr j’ai vu des systèmes qui fonctionnent : ceux qui ont été mis en place par des personnes plus à l’aise avec des outils tels qu’Excel mais ils présentent souvent l’inconvénient de ne pas pouvoir être confiés à d’autres collaborateurs, tant les feuilles et les formules se succèdent et s’interconnectent sans garde-fou. Les finances de l’asbl dépendent dès lors de la présence d’une seule personne, ce qui présente un risque majeur.

Le second point qui m’a souvent donné du fil à retordre lors du contrôle des comptes annuels c’est de disposer de l’information pertinente et correcte me permettant de valider le montant des produits à recevoir qui figure à l’actif du bilan des associations et dont tout l’équilibre du compte de résultat peut dépendre. ”

La solution

Archibald Analytics vous propose de mettre son expérience et sa technologie au service de votre ASBL, en vous offrant une solution centralisée.

Permettant une liaison directe avec votre comptabilité générale, qu’elle soit tenue dans Bob (ou Winbooks bientôt) ou qu’elle émane d’un autre logiciel qui permet un export en format Excel, Archibald vous permettra de consulter votre comptabilité analytique et vous pourrez visualiser vos pièces justificatives quand vous le voudrez et où que vous soyez. A tout moment vous pourrez compléter l’information comptable par des commentaires et des pièces. Vous pourrez aussi affecter et/ou réaffecter un centre de coûts (ou plusieurs) à chaque facture.

Les méthodes homogènes et structurées mises en œuvre faciliteront grandement la lecture de votre comptabilité analytique lors de révisions comptables. Archibald joue un rôle de garde-fou et limite au maximum le risque d’erreurs.

Vous n’imaginez pas encore le gain de temps que vous procurera le module de création automatique de déclarations de créances !

Ensuite, comme devrait le permettre toute bonne comptabilité analytique, Archibald met également l’accent sur les outils menant à une prise de décision plus aisée via différents tableaux, graphiques et synthèses qui vous donneront une vision d’ensemble de vos différents projets et postes de coûts ainsi que leur couverture par des subsides.

Finalement, puisque chaque ASBL fonctionne de façon différente, avec ses propres contraintes et objectifs, Archibald Analytics propose une personnalisation poussée du logiciel à ses clients, afin de leur permettre de paramétrer leur logiciel comme ils l’entendent d’une part mais aussi de souscrire ou non à différentes fonctionnalités selon leurs besoins d’autre part.

Depuis le mois d’Août 2022, Archibald et IBgraf se sont associés dans le but de pouvoir faire profiter de cet outil au plus grand nombre d’ASBL et écoles possibles. C’est le début d’une belle et fructueuse collaboration, sans aucun doute