Numérisation et gestion des documents

Gérez et contrôlez l’intégralité du flux de vos documents : digitalisation, stockage, recherche et échanges dans Arco DocRoom, module très accessible, qui évolue au rythme de votre PME.

Une DocRoom remplie de documents
Arco DocRoom facilite le stockage, la recherche et l’échange d’informations dans votre organisation. La première étape consiste à alimenter le système via l’ajout et l’indexation de documents. Les documents papier doivent être scannés, tandis que les documents électroniques peuvent être intégrés directement. Utilisez éventuellement des mots-clés afin d’ordonner tous ces documents et d’y faciliter les recherches. Pour clarifier l’ensemble, vous pouvez même représenter graphiquement les propriétés des documents au sein d’une arborescence.

Tous vos e-mails en ordre
Arco DocRoom archive non seulement vos e-mails, mais aussi toutes les annexes de votre trafic de messagerie. Ce faisant, le système intègre automatiquement les critères pertinents pour une recherche : objet, date d’expédition et contenu. Arco DocRoom vous permet de répondre aux mails archivés ou de les transférer ; la réponse se classera d’elle même au bon endroit en tant que document lié.

Toujours la bonne version
Combien de fois un document de travail est-il modifié avant de devenir définitif ? Et combien de fois cherchez-vous la première, deuxième, cinquième ou avant-dernière version ? Avec Arco DocRoom, vous enregistrez vos documents modifiés en tant que nouvelle version. Un “check-out” fige le document, pour qu’il ne soit plus disponible qu’en lecture. Un “check-in” enregistre une version modifiée du document. Vous craignez de perdre le fil ? Pas de panique ! L’“audit trail” assure la tenue à jour chronologique de chaque modification et de chaque version. Finies, les confusions et discussions !

Établir des liens
Arco DocRoom indique les relations entre certains documents. Ainsi, vous pouvez consulter le document de base tout en demandant les autres documents qui y sont associés. Vous gardez donc toujours une vue d’ensemble. Cette fonction vous permet aussi d’établir des liens rapides.

Une structure rigoureuse
Avec Arco DocRoom, vous obtenez en un clin d’oeil un aperçu structurel de tous les documents dans votre entreprise. Le système graphique de dossiers en arborescence a été spécialement élaboré pour naviguer parmi les dossiers, “copier-coller” des documents ou les relier entre eux en toute simplicité. Les recherches ciblées sont un jeu d’enfant et avec le système pratique de droits d’accès, vous sécurisez les documents à l’accès limité.

Cherchez comme bon vous semble
Arco DocRoom vous permet de rechercher des documents sur la base des critères suivants : index, mot-clé, contenu, combinaison de ces trois critères, navigation dans l’arborescence

Arco DocRoom sur mesure
Arco DocRoom est entièrement configurable et personnalisable aux mesures de votre société. Ainsi, vous pouvez aisément adapter les écrans selon les préférences de chaque utilisateur : écrans de recherche, listes de documents pour la navigation, listes de résultats lors de recherches et écrans d’indexation. La barre d’outils est, elle aussi, personnalisable, car chaque utilisateur peut y ajouter ou supprimer des boutons en fonction de ses besoins. Enfin, les utilisateurs peuvent également demander à être contactés en cas de changement pour l’un ou l’autre dossier.

Numérisation et gestion des documents

Gérez et contrôlez l’intégralité du flux de vos documents : digitalisation, stockage, recherche et échanges dans Arco DocRoom, module très accessible, qui évolue au rythme de votre PME.

Une DocRoom remplie de documents
Arco DocRoom facilite le stockage, la recherche et l’échange d’informations dans votre organisation. La première étape consiste à alimenter le système via l’ajout et l’indexation de documents. Les documents papier doivent être scannés, tandis que les documents électroniques peuvent être intégrés directement. Utilisez éventuellement des mots-clés afin d’ordonner tous ces documents et d’y faciliter les recherches. Pour clarifier l’ensemble, vous pouvez même représenter graphiquement les propriétés des documents au sein d’une arborescence.

Tous vos e-mails en ordre
Arco DocRoom archive non seulement vos e-mails, mais aussi toutes les annexes de votre trafic de messagerie. Ce faisant, le système intègre automatiquement les critères pertinents pour une recherche : objet, date d’expédition et contenu. Arco DocRoom vous permet de répondre aux mails archivés ou de les transférer ; la réponse se classera d’elle même au bon endroit en tant que document lié.

Toujours la bonne version
Combien de fois un document de travail est-il modifié avant de devenir définitif ? Et combien de fois cherchez-vous la première, deuxième, cinquième ou avant-dernière version ? Avec Arco DocRoom, vous enregistrez vos documents modifiés en tant que nouvelle version. Un “check-out” fige le document, pour qu’il ne soit plus disponible qu’en lecture. Un “check-in” enregistre une version modifiée du document. Vous craignez de perdre le fil ? Pas de panique ! L’“audit trail” assure la tenue à jour chronologique de chaque modification et de chaque version. Finies, les confusions et discussions !

Établir des liens
Arco DocRoom indique les relations entre certains documents. Ainsi, vous pouvez consulter le document de base tout en demandant les autres documents qui y sont associés. Vous gardez donc toujours une vue d’ensemble. Cette fonction vous permet aussi d’établir des liens rapides.

Une structure rigoureuse
Avec Arco DocRoom, vous obtenez en un clin d’oeil un aperçu structurel de tous les documents dans votre entreprise. Le système graphique de dossiers en arborescence a été spécialement élaboré pour naviguer parmi les dossiers, “copier-coller” des documents ou les relier entre eux en toute simplicité. Les recherches ciblées sont un jeu d’enfant et avec le système pratique de droits d’accès, vous sécurisez les documents à l’accès limité.

Cherchez comme bon vous semble
Arco DocRoom vous permet de rechercher des documents sur la base des critères suivants : index, mot-clé, contenu, combinaison de ces trois critères, navigation dans l’arborescence

Arco DocRoom sur mesure
Arco DocRoom est entièrement configurable et personnalisable aux mesures de votre société. Ainsi, vous pouvez aisément adapter les écrans selon les préférences de chaque utilisateur : écrans de recherche, listes de documents pour la navigation, listes de résultats lors de recherches et écrans d’indexation. La barre d’outils est, elle aussi, personnalisable, car chaque utilisateur peut y ajouter ou supprimer des boutons en fonction de ses besoins. Enfin, les utilisateurs peuvent également demander à être contactés en cas de changement pour l’un ou l’autre dossier.

Automatisation des factures fournisseurs

Ouvrir, classer, intégrer, traiter, suivre, contrôler et finaliser une facture entrante demandent un temps précieux. Avec Arco Invoice, toute la procédure est automatisée (sauf la numérisation de la facture).

Arco Invoice divise par quatre les frais de traitement de vos factures et vous garantit un surcroît de rendement.

Flux entrant et captation efficaces
La numérisation de vos factures papier est la seule opération manuelle encore requise. La technologie OCR intelligente reconnaît et enregistre tous les champs : données fournisseurs, montant, numéro de facture, date, numéro de commande, numéro de référence,… L’ajout de champs supplémentaires est également possible. Cette reconnaissance des factures inclut un système de contrôle multiple et s’applique en plusieurs langues. Dans le cas des factures électroniques (conformes à la norme EDI), les données sont contrôlées et introduites automatiquement. La numérisation manuelle devient donc elle-même superflue.

Organisation aisée du travail
Arco Invoice propose des approbateurs d’après l’organisation de votre entreprise. Naturellement, vous pouvez modifier ces paramètres et sélectionner des approbateurs vous-même. Ainsi, la répartition du travail est claire et vous limitez le nombre de collaborateurs au strict nécessaire.

Processus d’approbation rapide
Tous les collaborateurs concernés reçoivent un e-mail, qui peut porter sur une seule facture ou sur plusieurs factures apparentées. Chaque collaborateur pourra alors effectuer rapidement et aisément les opérations requises dans le cadre de sa tâche : ajouter des documents, reporter ou refuser l’approbation avec indication du motif, transférer la facture à un collègue ou approuver la facture.

Traitement conformément à vos règles internes
Chaque société a ses propres méthodes de travail : avec ou sans bon de commande, un ou plusieurs approbateurs, un responsable différent par pays, etc. Avec Arco Invoice, vous pouvez organiser le traitement (‘routing’) des factures conformément aux règles et méthodes internes.

Intégration aisée avec votre logiciel comptable
Arco Invoice est parfaitement compatible avec votre logiciel ERP ou comptable. Si vous le souhaitez, vous pouvez confier le processus d’enregistrement des factures à Arco, ou optimiser intégralement l’interaction avec le système ERP. Ainsi, la comptabilisation et la mise en paiement des factures pourront être entièrement automatisés.

Contrôle et sécurité absolus
Avec Arco Invoice, vous maintenez une vue d’ensemble sur toutes les affaires courantes. Ainsi, vous pouvez effectuer des recherches et demander des résultats via un document Excel clair. Vous déterminez vous-même qui peut accéder aux factures, qui est mandaté pour les approuver et qui peut modifier la configuration du système. Pour toutes les actions, vous pouvez demander un historique complet expliquant les diverses étapes de chaque facture, de la numérisation au paiement.

Sur mesure
Arco Invoice sert de base à de nombreuses applications en matière de gestion numérique de documents : intégration de stockage de documents et des workflows, archivage légal, gestion des notes de frais et gestion du processus d’achat.

Traitement du courrier entrant

Enregistrez, distribuez, traitez et suivez efficacement le courrier entrant.

Enregistrement du courrier entrant
Arco Mail Manager scanne le courrier papier, lit les e-mails automatiquement et transmet immédiatement les demandes adressées par le biais des formulaires en ligne. Les demandes sont enregistrées directement pour un traitement ultérieur.

Traitement et suivi
Traitement des documents reçus et création des tâches pour le suivi par les personnes concernées. Afin d’assurer un suivi supplémentaire, liez plusieurs documents dans un même dossier et transférez-le à d’autres collaborateurs.

Envoi de réponses
Les lettres de réponse sont produites automatiquement selon une bibliothèque de lettres types mise à disposition et organisées par section ou par thème. Signez les lettres sortantes, liées au document entrant, sur papier ou de manière numérique.

Recherche et aperçu
Retrouvez rapidement les documents ou découvrez immédiatement s’ils sont en cours de traitement ou déjà archivés et à quel endroit. Leur accès est sécurisé. Consultez l’historique de traitement des documents et leur aperçu global dans leur archive.

Gestion intégrée des commandes

Préparez et approuvez rapidement vos commandes d’achats.

Préparation de la commande
Le service d’achats introduit une demande de commande en direct via l’interface web en sélectionnant les articles et les fournisseurs déjà encodés ou en en créant aisément de nouveaux.

Très pratique pour les demandes occasionnelles et/ou liées à des frais généraux (consommables, fournitures de bureau…), cette option évite de commander de façon moins efficace via des sources papier.

Validations de la commande
Selon la hiérarchie établie, le responsable reçoit un e-mail et valide la demande. Le service achats passe la commande et le bon de commande est automatiquement créé.

Livraisons
Les livraisons sont enregistrées automatiquement permettant une vision précise des étapes non facturées. Ce poste est facile à prévoir chaque mois dans la comptabilité.

Lien factures entrantes
Si vous utilisez le module Arco Invoice pour le traitement de vos factures fournisseurs, celui-ci lie automatiquement une facture entrante au statut de commande et de livraison. Il vous permet de voir en un clin d’œil si les données correspondent. Le cas échéant, la validation de la facture n’est plus nécessaire.

Arco Procurement est un système parfaitement adapté aux pouvoirs locaux, aux départements de traitement de plaintes et aux organisations dotées d’un service clientèle.

Archivage légal de vos documents

Stockage de documents numériques dans une archive sûre, répondant à toutes les exigences légales belges.

Archivage sécurisé
Un grand nombre de documents sont soumis à des délais de conservation et des prescriptions légales.

Ce qui représente beaucoup de travail, d’organisation, d’espace et d’argent. En effet, ces montagnes de papier doivent être tenues à jour, classées, ordonnées, stockées dans des armoires, rapidement disponibles et bien à l’abri des vols ou dégradations.

Avec Arco LegalStore, vous pouvez oublier tous ces coûts et soucis car ce système de stockage électronique élimine d’un coup les problèmes liés aux piles de papiers.

Ancrage numérique – Legal Signing
Arco signe automatiquement vos documents (conformément à la législation européenne) et permet l’ancrage de ceux-ci. Toute personne concernée peut vérifier aisément la validité de la signature.

Grâce à la technique d’horodatage vous pourrez également attribuer une durée de validité liée à la période de conservation du document.

Conservation des factures fournisseurs
Conservez valablement vos factures d’achat digitales (scannées, fichiers PDF envoyés par e-mail ou encore actures électroniques structurées) signées numériquement par Legal Sign.

Conservation des factures de vente
Établissez vos factures comprenant une signature numérique Legal Sign, doté d’un certificat qualifié.

Vos clients reçoivent une facture (document PDF spécifique) dont la validité peut être constatée et contrôlée sur le champ. Cette facture est en outre établie conformément à la législation applicable à tous les États membres de l’UE.

Gestion des processus de travail et approbation des documents

Définissez vos processus personnalisés d’exploitation et d’approbation des documents (factures pour paiement,…) grâce au module Doma.

Définissez un enregistrement en plusieurs étapes : des données encodées en interne ou par vos clients (puis finalisées par votre département clientèle). Vous pouvez également définir des processus avancés à l’aide d’outils de configuration graphiques.

Le suivi des priorités et des échéances est automatique : les utilisateurs sont avertis par e-mail de l’arrivée de nouvelles tâches ou de l’arrivée à échéance des délais.

Arco Workflow pallie aux absences grâce à la délégation des tâches et des approbations à d’autres collaborateurs.

L’audit définit toutes les actions : les responsables suivent un récapitulatif de la charge de travail et des dépassements des échéances afin de redistribuer éventuellement les tâches.

L’archivage électronique intégré à votre comptabilité

Liez directement vos documents à votre logiciel comptable (BOB 50, Winbooks,…) ou à vos outils ERP (SAP, Microsoft Dynamics,…) et facilitez votre travail quotidien et augmentez votre productivité.

Reliez vos factures fournisseurs automatiquement à l’écriture de Sage BOB 50, accédez rapidement à l’information archivée de manière intégrée, partagez votre dossier comptable numérisé avec vos collaborateurs et vos clients, consultez à distance (de façon sécurisée) vos factures et vos archives électroniques.

Solution évolutive
> Approbation et gestion des paiements des factures
> Archivage légal des factures fournisseurs sous format électronique
> Bibliothèque électronique avec vos archives existantes
> Indexation et recherche de vos documents classés, sur base de leur contenu
> Reconnaissance et injection automatique (OCR) des données comptables dans Sage BOB

Processus de signature numérique

Optez pour la rapidité, la sécurité, la transparence et oubliez le papier.
Arco établit des documents au format numérique tout en garantissant l’exactitude du contenu grâce à une signature numérique.

Rapide
Les délais de signature, calculés généralement en jours voire en semaines, sont ramenés à quelques heures, les documents ne nécessitant plus d’être imprimés, ni d’être expédiés par courrier. Ce qui engendre même des économies.

Simple et clair
Lorsqu’un utilisateur recourt à la signature numérique pour la première fois, le processus est automatique. S’il utilise une carte externe (eID ou carte bancaire avec lecteur Vasco), un composant sera installé automatiquement, sans aucune intervention technique.

Suivi
À l’approche des dates d’échéance, les destinataires reçoivent un rappel par e-mail lorsque les documents n’ont pas encore été signés.

Le refus du signataire de signer le document (tant que des modifications n’auront pas été apportées au contenu, par exemple) sera directement répercuté. Une fois le document adapté, le processus reprend au début.

Le statut des processus peut être consulté à tout moment.

Légal et sûr
Selon la méthode choisie, la signature sera avancée (signature parfaitement valable et vérifiable) ou qualifiée (avancée + identité du signataire totalement garantie), lui assurant une base parfaitement légale.

Le processus ne laisse aucune place à des modifications non autorisées, ni à la fraude (même lorsque les documents doivent être signés par plusieurs personnes).

Tout le monde peut vérifier la validité du document ou d’un exemplaire imprimé. Il vous est également possible de gérer la durée de validité du document en fonction des exigences légales.