IBGraf Group :

Vos outils de gestion en ligne

Smoall

Une application de gestion,

 

Tous les outils utiles à votre entreprise sont à portée de main grâce à Smoall !

Accédez en un clic à vos données et gérez vos clients, factures, projets, rendez-vous,…

Visualisez votre situation financière et opérationnelle en un coup d’œil.

Collaborez à plusieurs devient un jeu d’enfant.

 

…interconnectée,

 

En ligne, votre entreprise s’interconnecte à tous les services externes.

Rapatriez vos mouvements bancaires, collaborez avec votre comptable, synchronisez vos agendas, enrichissez les données de vos clients avec des bases de données externes,…

Smoall articule votre galaxie numérique.

 

…et adaptée à votre métier !

 

Parce que chaque métier est unique, Smoall vous offre des outils de gestion qui vous correspondent.

Que vous soyez consultant, gériez une agence digitale ou que vous travaillez dans le bâtiment, vous retrouverez l’environnement de gestion de votre métier au sein de Smoall.

Gestion des clients & fournisseurs

Vous qualifiez vos clients comme il vous plaît : responsabilité, secteur, zone géographique, marché, tags de description… Vous centralisez également toutes les informations financières et opérationnelles par entreprise. La centralisation de l’information et structure que vous donnerez à votre base client augmentera la productivité de votre entreprise.

 

Pipeline de suivi

Que cela soit en prospection, ou un phase de recouvrement, il s’agit de travailler avec ordre et méthode. Des tableaux « pipeline » vous permettent de suivre vos prospects ou vos clients dans des processus établi. D’un coup d’œil, vous aurez une vue claire de la situation.

 

Facturation

Simple, clair et légal ! Vous facturez sur Smoall en quelques clics. A partir d’un catalogue de vente, vous choisissez vos produits et services. Vous ne réencodez jamais deux fois la même information. Vous convertissez en un clic les devis et timesheet en facture. Vous liez vos factures au CRM et autres modules de Smoall.

 

Agenda de ressources

Au sein du planning de Smoall, centralisez les calendriers de votre équipe et repérez les conflits d’agenda. D’un coup d’oeil, vérifiez la disponibilité de votre matériel. Sans autre effort, les événements se lient aux clients afin de constituer la mémoire de votre entreprise.

 

 

En choisissant IBGraf comme partenaire et revendeur Smoall, vous avez la garantie de disposer d’un interlocuteur multi-casquettes et multi-compétences couvrant notamment les services suivants :

  • Démonstration Smoall
  • Intégration Smoall
  • Formation et Training Smoall
  • Développement Smoall
  • Assistance Smoall
  • Dépannage Smoall
  • Cloud Smoall
  • Hébergement Smoall

Découvrez les modules Admin IS / Smoall

Suivez vos prospects et organisez votre processus de vente. Retrouver toutes les informations de vos clients et fournisseurs en un instant.

 

Gestion de contacts

Adieu les listes éparpillées , les classeurs de cartes de visite et les carnets d’adresse individuels ! Sans effort, vous centralisez et synchronisez toutes les informations en un seul point. Grâce aux intégrations disponibles, vous retrouvez vos contacts au sein de votre suite applicative Google, Microsoft et Apple.

 

Gestion des clients & fournisseurs

Vous qualifiez vos clients comme il vous plaît : responsabilité, secteur, zone géographique, marché, tags de description… Vous centralisez également toutes les informations financières et opérationnelles par entreprise. La centralisation de l’information et structure que vous donnerez à votre base client augmentera la productivité de votre entreprise.

 

Pipeline de suivi

Que cela soit en prospection, ou un phase de recouvrement, il s’agit de travailler avec ordre et méthode. Des tableaux « pipeline » vous permettent de suivre vos prospects ou vos clients dans des processus établi. D’un coup d’œil, vous aurez une vue claire de la situation.

 

Communication client

Vous communiquez avec vos interlocuteurs par le canal qui vous convient le mieux, au moment qui vous convient le mieux. Du courrier postal, aux modèles d’email en passant par des campagnes d’emailing, Smoall centralise et structure votre communication client.

 

Gestion des documents

Vous classez dans Smoall les documents importants par entreprise clientes/fournisseurs (bon de commande, photos, …). Smoall vous permet également de répliquer ces fichiers dans votre application de gestion documentaire favorite – Google Drive, One Drive, IDrive, DropBox…

Suivez vos prospects et organisez votre processus de vente. Retrouver toutes les informations de vos clients et fournisseurs en un instant.

 

Gestion de contacts

Adieu les listes éparpillées , les classeurs de cartes de visite et les carnets d’adresse individuels ! Sans effort, vous centralisez et synchronisez toutes les informations en un seul point. Grâce aux intégrations disponibles, vous retrouvez vos contacts au sein de votre suite applicative Google, Microsoft et Apple.

 

Gestion des clients & fournisseurs

Vous qualifiez vos clients comme il vous plaît : responsabilité, secteur, zone géographique, marché, tags de description… Vous centralisez également toutes les informations financières et opérationnelles par entreprise. La centralisation de l’information et structure que vous donnerez à votre base client augmentera la productivité de votre entreprise.

 

Pipeline de suivi

Que cela soit en prospection, ou un phase de recouvrement, il s’agit de travailler avec ordre et méthode. Des tableaux « pipeline » vous permettent de suivre vos prospects ou vos clients dans des processus établi. D’un coup d’œil, vous aurez une vue claire de la situation.

 

Communication client

Vous communiquez avec vos interlocuteurs par le canal qui vous convient le mieux, au moment qui vous convient le mieux. Du courrier postal, aux modèles d’email en passant par des campagnes d’emailing, Smoall centralise et structure votre communication client.

 

Gestion des documents

Vous classez dans Smoall les documents importants par entreprise clientes/fournisseurs (bon de commande, photos, …). Smoall vous permet également de répliquer ces fichiers dans votre application de gestion documentaire favorite – Google Drive, One Drive, IDrive, DropBox…

Centraliser la réception des pièces d’achat dans Smoall.
Contrôler les pièces, suivez leur paiement et préparer l’information pour votre comptable.

 

Réception des factures d’achat

Tous les chemins mènent à Smoall !

Quel que soit l’expéditeur ou le canal d’arrivée de vos factures d’achat – papier – photo – e-mail – …, Smoall les centralise et prépare leur contrôle et traitement ultérieur.

 

Contrôle des paiements

Avez-vous payé tous vos fournisseurs ?

En important vos mouvements bancaires, vous réconciliez automatiquement les paiements et factures d’achat. Vous contrôler régulièrement les soldes dûs en évitant d’avoir des surprises, positives ou négatives lors de la réception de votre comptabilité.

 

Contrôle des achats

Depuis l’inbox de Smoall, vous recréer (semi)automatiquement les méta-données des factures d’achat. Vous PDF parlent enfin… Vous pouvez alors suivre un reporting d’achat en temps réel et calculer les points de rentabilité clé de votre entreprise.

 

Transfert vers votre comptable

En fin de période comptable (mensuelle ou trimestrielle), vous transmettez en quelques clics toutes vos pièces comptables (dont les factures d’achat) à votre comptable. Vous gardez également un historique des transferts

Retrouvez toutes les informations commerciales et générez des offres en un instant.
Gagnez du temps et boostez vos ventes.

 

Des portefeuilles de clients

Qui vend à qui ? Structurez votre base de données client et établissez des responsabilités. Chaque vendeur, gestionnaire ou account manager aura son périmètre clairement défini. Les performances de chacun peuvent alors être visualisées et mesurées.

 

Pipeline de vente

Où en êtes-vous dans votre prospection ?

Que cela soit en prospection, ou en phase de vente, il s’agit de travailler avec ordre et méthode. Des tableaux de suivi vous permettent de suivre vos prospects ou vos clients dans des processus établi. D’un coup d’œil, vous aurez une vue claire de la situation.

 

Gestion des offres

Vous envoyez vos devis et offres en quelques clics. Vous suivez les échéances et organisez facilement les relances commerciales. En gardant un œil sur l’historique des offres par client, vous ne jouerez jamais plus « le troisième homme ».

 

Suivi des performances commerciales

Connaissez-vous votre taux de conversion commerciale ? Combien d’offres sont acceptées par rapport au nombre de devis envoyés ? Comme on ne peut contrôler que ce que l’on peut mesurer, Smoall vous permet d’analyser facilement votre performance commerciale.

Grâce à Smoall, générez et envoyez facilement vos factures.
Vérifiez le statut de paiement de celles-ci et assurez-vous des fins de mois sans stress !

 

Factures simples

Simple, clair et légal ! Vous facturez sur Smoall en quelques clics. A partir d’un catalogue de vente, vous choisissez vos produits et services. Vous ne réencodez jamais deux fois la même information. Vous convertissez en un clic les devis et timesheet en facture. Vous liez vos factures au CRM et autres modules de Smoall.

 

Factures complexes

La facturation peut souvent être plus élaborée qu’une simple multiplication (prix x quantité). Smoall offre un large éventail d’options pour établir votre facturation :- Insertion de textes, sections, sous-totaux

– les doubles quantité (ex : 2 hommes x 2 jours)
– Les % de réduction
– Les factures proforma
– Les factures d’acompte
– Les factures partielles
– Les factures de solde
– les factures récurrentes
– …

 

Envoi de facture multi-langues / multi-canaux / multi-formats

S’adapter aux exigences de vos clients, c’est simple !

– Envoyer vos factures directement dans la langue de vos clients.
– Envoyer vos factures par e-mail ou par la poste, d’un simple clic. – Evoyer vos factures en PDF ou en format e-fff.

 

Suivi des paiements

Smoall vous offre une grande visibilité sur vos créances en temps réel au travers de graphiques dynamiques. Vous pouvez organiser des rappels manuels ou automatiques. Ainsi, vous ne laissez jamais passer une échéance et maîtrisez votre trésorerie.

 

Transfert vers votre comptable

Votre comptable est une personne clé de votre organisation, valorisez mieux son temps ! En quelques clics, vous lui transmettez l’ensemble des informations de facturation. :

– PDF
– e-fff
– fichiers clients
– fichiers d’upload des ventes
– …

Votre comptable n’encode plus l’information dont vous disposez, il la contrôle !

Gérer les multiples éléments de vos projets dans Smoall.
Un bureau sans Post It est possible !

 

Fiche projet

Grâce à une centralisation de tous les éléments d’un projet au sein d’une même fiche, vous ne perdez plus de temps à chercher de l’information. Vous pouvez alors vous concentrer sur la planification, vos opérations et votre relation client.

 

Pipeline opérationnel

Un client peut avoir différents projets qu’il faut pouvoir gérer indépendamment selon une méthodologie simple et rapide. Les pipelines de Smoall vous permettent de gérer une multitude de projets en parallèle. Personnalisez les étapes de votre processus et visualisez les échéances afin de tenir vos délais.

 

Rentabilité (bientôt)

Vendre des projets, c’est bien. Mais être rentable, c’est encore mieux ! Ne perdez pas de vue les aspects de rentabilité, en combinant factures de vente, les factures d’achat, ainsi que le temps que vous y consacrer.

 

Gestion des documents

Un projet, c’est parfois beaucoup de documents… contrat signé, documents techniques, photos, …Archiver vos documents directement dans Smoall et synchronisez les dans le drive de votre choix.

D’un coup d’œil, vous trouverez les réponses sur l’agenda de Smoall. La planification optimale de vos ressources.

 

Agenda de ressources

Au sein du planning de Smoall, centralisez les calendriers de votre équipe et repérez les conflits d’agenda. D’un coup d’œil, vérifiez la disponibilité de votre matériel. Sans autre effort, les événements se lient aux clients afin de constituer la mémoire de votre entreprise.

 

Timesheet

Tic tac tic tac… le temps passe et les coûts qui y sont liés s’accumulent. En mesurant votre temps de travail et de celui de vos collaborateurs, vous pourrez comptabiliser l’effort réel par projet et client. Vous refacturez les heures passées d’un simple clic.

Bon de commande, Bon de livraison, Feuille de route, Facture proforma…
Organiser vos opérations simplement.

 

Création de modèles

Grâce à un « créateur de modèle », vous composez la structure de vos documents opérationnels avec les éléments de votre choix – une carte, une liste, une note, une photo, … Vous générez ensuite vos documents à partir des client, projet, devis, facture…

 

Ex : Bon de livraison

Vous envoyez régulièrement de la marchandise vers vos clients. Vous avez alors besoin de bons de livraison. Ceux-ci reprendront le contenu de la marchandise livrée, l’adresse d’expédition et l’adresse de livraison. Vous pourriez également y ajouter un encadré pour la signature de votre client.

 

Ex : Bon de travail

Vous gérez des équipes à distance et vous avez besoin de décrire le travail à réaliser de manière structurée. Vous aurez donc besoin de bon de travail. Ceux-ci reprendront par exemple la carte de l’endroit où se rendre, des photos techniques, une description des tâches et la liste du matériel à prendre…

Smoall vous offre tous les outils de collaboration avec votre comptable.
Ne lui faites plus encoder l’information que vous possédez déjà.

 

Drop

Vous produisez des factures de vente et recevez des factures d’achat. Vous récupérez l’information des banques et autres documents sociaux. Vous contrôlez l’ensemble des pièces comptables qui arrivent dans Smoall au « compte-gouttes ». En fin de période comptable, après vérification des pièces et divers contrôles de gestion, vous transmettez l’ensemble des pièces comptables à votre fiduciaire.

 

Efff – UBL

Vous produisez des factures de vente et recevez des factures d’achat dans Smoall. Vous possédez donc toute l’information de manière structurée. Faîtes-en profiter votre comptable en lui fournissant des fichiers « UBL – Efff ». Un fichier UBL accompagne un .pdf et véhicule son contenu financier. Votre comptable « encode » votre fichier .pdf automatiquement.

 

Export Smoall et upload comptable

Si besoin, vous complétez l’information envoyée à votre comptable par des exports de Smoall : Export Client, export de facturation, … votre comptable pourra s’en servir pour d’éventuels contrôles et téléchargement dans son logiciel de comptabilité. Smoall produit des exports de différents formats : Simple format csv et format du logiciel de votre comptable (Winbooks, Sage, Popsy, …).

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